Segue a primeira parte do relato da reunião da comissão gestora, realizado por Mariana Amaral (Botafogo):
“Presentes: Denise (Itaipava), Miriam (Urca), Mariana (Botafogo), Tânia (Humaitá), Talita (Santa), Eva (Humaitá), Julia Eleana (Itaipava), Lúcio (Urca), Paloma (Santa), Sandra (Santa), Brígida (Humaitá), num total de 11 pessoas.
A reunião começou na Parmê do Largo do Machado mas teve que ser transferida para a casa da Paloma devido a mesa grande que se formou sem conseguirmos escutar um ao outro. Lembrar que na próxima reunião da CG o local terá que permitir uma roda de conversa que foi bem proveitosa. Gostaríamos de agradecer a hospitalidade da Paloma.
1. Situação de Itaipava: – A reunião se iniciou com o relato da Denise sobre a logística de secos de Itaipava. As castanhas e o palmito serão pegos na Casa Anitcha e levados para Itaipava em caixa fechada porque não irá entrar na separação do mutirão de sexta. O transporte Rio/Itaipava/Rio será dividido com a Rede. O motorista novo irá pegar na sexta de manhã os produtos de Itaipava. Foi colocado também a questão financeira de Itaipava. Atualmente são 22 associados e estão cobrando os 3% para o fundo de reserva. Estão pagando um casal associado para realizar as tarefas de informática.
Cadastro no sistema: 22 associações, sendo 3 inativos, 2 isentos (funcionários da APA) e 1 associação de produtor
Receita das associações – R$657,00 (se todos continuarem associados e pagarem)
Fundo 3% mais ou menos R$100,00
Como primeira despesa fixa, o núcleo pagará R$300,00 por mês ao casal de associados, Thiago e Samara, que fica responsável pela manutenção do sistema e pelos pedidos. Eles fizeram a adaptação do sistema da Rede no site deles, por enquanto.
As outras despesas a princípio serão: a contribuição para os transportes do arroz do Eveli e do trajeto Rio/Itaipava/Rio, compras de extras (para completar caixas fechadas, estoque de castanhas), percentagem do valor das associações paga à Rede, 3% 3 meses.
2. finanças: Sandra da comissão das finanças relatou que está havendo atraso na entrega de relatórios de alguns núcleos. O relatório geral da Rede está com atraso desde maio do ano passado. Foi decido na reunião que a comissão irá parar de tentar atualizar esses relatórios e recomeçar do zero a partir de janeiro para possibilitar que os relatórios estejam sempre em dia.
Segue abaixo os núcleos que estão com atraso nos relatórios e que precisarão se adequar para que os relatórios não atrasem mais porque atrapalha todo o bom funcionamento da Rede:
1) Niterói
2) Nova Iguaçu
3) Vila Isabel
Será essencial que cada núcleo tenha um responsável pelas finanças para que tudo ocorra da melhor forma possível. Atualmente a conta da Rede está no nome da Aline de Santa e devido a grande movimentação e muitas devoluções de cheques que estão ocorrendo de forma sistemática haverão mudanças IMPORTANTES no repasse de dinheiro do núcleo para a Rede. Segue abaixo ponto importante para que TODOS os gestores comuniquem as pessoas responsáveis pelas entregas no núcleo, sendo que o novo esquema irá funcionar a partir do sábado que vem:
OS RESPONSÁVEIS PELA ENTREGA DE CADA NÚCLEO IRÃO DEPOSITAR TODOS OS CHEQUES EM SUA PRÓPRIA CONTA OU EM ALGUMA CONTA CRIADA PELO RESPONSÁVEL PARA ESTE FIM. O DINHEIRO DEVERÁ SER DEPOSITADO NA CONTA DA REDE O QUANTO ANTES, PORÉM OS CHEQUES SERÃO DESCONTADOS NA CONTA DO RESPONSÁVEL. SERÁ REPASSADO POR TED O VALOR PARA A CONTA DA REDE. QUALQUER DÚVIDA PODERÁ SER TIRADA PELO E-MAIL DA CG. LEMBRANDO QUE O DINHEIRO SERÁ DEPOSITADO O QUANTO ANTES E OS CHEQUES JÁ DESCONTADOS POR TED ATÉ QUARTA-FEIRA. ISTO PARA NÃO PREJUDICAR O PAGAMENTO AOS PRODUTORES.
Desta forma o responsável pelas entregas e núcleo terão mais facilidade para identificar e buscar o ressarcimento dos cheques devolvidos.
3. Necessidades: Niterói precisa COM URGÊNCIA de alguém na CG para que essas questões de finanças, logística, etc. funcionem de forma adequada.
– Talita sugeriu que se inicie reuniões nos núcleos com a presença de um representante da Logística e das Finanças para esclarecer alguns pontos importantes.
– Talita relatou que está precisando COM URGÊNCIA alguém na comissão de logística para ajudá-la e o mesmo acontece com Julie, que precisa alguém para ajudá-la na coordenação da comissão de acompanhamento de produtores de frescos.
– Precisamos de alguém para organizar o espaço do mutirão, buscando melhorar a comunicação visual para organização do espaço. Bolar um lugar organizado para os retornáveis e para os produtos de cada núcleo se fosse possível para que não hajam equívocos nas entregas.
– Terá que ser resolvida a questão da compra do freezer e do conserto da geladeira do mutirão.
(continua na próxima carta)