Blog

Relatório do mutirão de Janeiro/2022

– Texto de Maya Inbar e contribuição de participante do mutirão.

O mutirão de janeiro aconteceu no dia 7 de janeiro no Moinho, com organização do núcleo de Santa Teresa.  Teve início às 9h15 e terminou às 18h45.
Contou com a participação presencial em sua maioria de integrantes do núcleo de Santa: Federico Estevão, Fernando Gastal de Castro, Maria Amélia Crespo, Maya Inbar (na organização), Miriam da S. Marques, Ryo Kokudai Estevão, Sandra Kokudai e Tula Axiotelis. Contamos também com três participações do núcleo de Niterói: Daniele Sandes da Silva, Henrique Castro de Almeida e Júlio Rocha.  E como sempre contamos com a contribuição de Samuel Barros.  Na participação remota, essencialmente consistindo na separação, transporte até o moinho e distribuição dos sacos de castanhas do Pará, contamos com Rita Scheel-Ybert e Yari Scheel-Ybert, também do núcleo Santa.  Aproveito a menção para agradecer muito à totalidade de participantes pela presença e contribuição.
Segue uma avaliação do mutirão construída com a contribuição de participantes do mutirão, contendo algumas situações que identificamos e algumas sugestões.

Avaliação Mutirão

O manual ajudou bastante!  E boa parte das falhas se deu porque não atentei para alguns pontos do manual. Outras sugestões estão sendo enviadas para inclusão no manual, uma vez que este está em processo de atualização.  Mas acho fundamental reforçar aqui a importância de a pessoa organizadora ler o manual do mutirão e de se reportar a ele eventualmente durante o mutirão.  Seguem algumas observações:

1 – Foi uma entrega simples, pois não teve entrega de bimestral, muitos produtores não entregaram e os pedidos foram mais baixos por ser em janeiro.
Tivemos um quantitativo de 11 pessoas presenciais, além da organizadora que esteve nos dois turnos.  Tivemos também duas pessoas trabalhando remotamente.  Isso significa um total de 15 pessoas. Esse quantitativo não foi suficiente. 3 pessoas tiveram que ficar por mais 2 horas. Sugestão:  para entregas mensais: 3 turnos com 5 pessoas em cada (sem contar a organizadora).  Para entregas bimestrais imagino que mais um turno seja necessário.

2 – CEM e Assentamento Dandara não entregaram produtos separados por núcleo, tivemos dificuldade de identificar alguns produtos.  Por outro lado, o Sitio Santa Bárbara entregou organizado por núcleo, mas conferimos e encontramos várias coisas erradas, inclusive produtos que não foram pedidos por nenhum núcleo e foram distribuídos como extras.  Sítio Kouit entregou separado por núcleo e estava tudo certinho. Sugestão:  pedir que estes produtores entreguem os produtos separados por núcleo e identificados e sinalizar para o Sitio Santa Barbara que a distribuição não veio de acordo com nossas planilhas (identificar onde aconteceu o erro).

3 – As planilhas enviadas continham apenas os produtores com previsão de entrega até a sexta-feira.  Alguns produtores que iriam sábado entregaram na sexta e tivemos que ou trabalhar com o celular ou escrever a distribuição à mão (isso custa tempo e aumenta risco de erros).  O pedido de secos pontual (sal) tampouco foi enviado para impressão prévia. Além disso, não tínhamos acesso ao registro de estoque pós-mutirão feito no fim do mutirão anterior – isso talvez tivesse ajudado. Sugestões:  Incluir nas planilhas o estoque pós-mutirão anterior. Evitar fazer chamadas pontuais, mas caso elas ocorram enviar a planilha referente para o núcleo responsável pelo mutirão. Avisar ao núcleo também sobre mudanças de dia de entrega do produtor.

4 – O estoque estava junto com as novas entregas. Estava tudo bem escrito nas caixas, mas o fato de termos de tirar tudo para tirar o estoque causou atraso e mesmo com uma boa sinalização das caixas houve alguns erros. Sugestão:  colocar o estoque num lugar distinto, por exemplo, ao lado das nossas estantes. (sugestão já em processo de implementação).

5 – Ao chegar, fui perguntar à Mariana onde era nossa parte.  Ela mostrou os produtos, a geladeira/freezer e as 3 estantes.  Após o mutirão soube que a mesa na parede oposta às estantes também é nossa. Sugestões: 1- propor à Junta uma troca de lugar entre a nossa mesa e a barraca da junta, concentrando o nosso mobiliário num mesmo local; 2 – indicar no manual, com texto e fotos, quais são nossos espaços e onde fica cada coisa.

6 – Sentimos que muito tempo foi gasto reorganizando os produtos para não passarem do topo das caixas.  Outro problema foi que ao chegar perguntei pelos engradados e fui informada pelo Nathanzinho que nossos engradados haviam sido levados por alguém da Rede, numa ocasião em que choveu, produtos foram molhados e ela foi lá buscar, levando os produtos nos engradados. Seria bom verificar com ele o nome da pessoa (ou entre nós).  Acho que ele me disse, mas não registrei.  Ele nos ofereceu alguns engradados da Junta emprestados, e eu aceitei. Posteriormente isso verificou-se ser um erro, pois tivemos que esvaziar estes engradados e rearrumar as caixas. Isto ocorreu mesmo por falta de visão minha. Mas talvez possa ajudar incluir no manual uma informação sobre isso. Ao retirar as caixas de produtos entregues + estoque debaixo da escada encontramos 3 engradados.  Mais tarde encontramos 3 engradados da rede (Escrito ZIMBRÃO) em meio aos engradados da Junta, meu entendimento é que foram apenas trocados, mas ainda assim precisamos resgatar o restante dos nossos engradados.
Acreditamos que parte do tempo não teria sido perdido caso as informações referentes à organização tivessem sido sistematicamente comunicadas por mim no início de cada turno. Ainda assim refletimos e propomos algumas

sugestões.

Sugestões: 1 – Identificar quais núcleos têm espaço de armazenamento para receber os produtos em engradados da Rede e orientar desde o inicio que os engradados vão para estes núcleos; 2 – que a pessoa organizadora comunique a todo o grupo, no início de cada turno, como deverão ser organizados os produtos (sem passar do topo das caixas, apenas em engradados nossos ou caixas de papelão, com o nome do núcleo escrito nas caixas de papelão); 3 – Resgatar os nossos engradados e adquirir o necessário para termos ao menos 1 engradado por núcleo; 4 – sistematizar com a Junta onde eles ficarão e sinalizar a localização no manual; 5 – identificar os nossos engradados de forma evidente e incluir esta informação no nosso manual; 6 – decidir por uma forma de organização dos produtos que não demande um trabalho duplo. Por exemplo, que em cada núcleo seja esticado um pano e sobre ele distribuídos os produtos, sem organização. E ao final, vendo o montante, vai se escolhendo as caixas adequadas e organizando. Há também a sugestão de que sob o pano tenhamos pallets para proteger mais os produtos, caso seja viável financeiramente e tenhamos como armazenar. Independente disso é importante sinalizar no manual a necessidade de varrer o espaço no início do mutirão.

6 – Algumas sugestões de organização no espaço:
1 – imprimir o nome de cada núcleo em duas folhas A4 e plastificar, para identificação das caixas de cada núcleo. O segundo A4 pode ficar preso ao TNT. Pode ser bom fazer 2 furos e termos algo para amarrar para o caso de usarmos engradados. Deixar numa das caixas da organização.
2 – Comprar uma pasta catálogo com folhas de plástico (Rita diz que tem uma para doar) e deixar nela:
– Uma print do manual do mutirão
– Lista de produtores de acordo com a sazonalidade de entrega e tipos de produtos, já feita pela Rita (havia a sugestão de imprimir e plastificar, mas Sol pontuou que como é comum haver alterações na lista talvez seja melhor usar só a print e reimprimir quando houver mudanças). Já imprimi e deixei com a Sol.

7 – Não tínhamos certeza de como preencher a planilha, por exemplo, na coluna “D”, se distribuímos 5 unidades do produto X para um núcleo (conforme pedido), preenchemos 5 ou damos um pequeno visto ao lado do número 5 na coluna “P”? Caso tenhamos distribuído mais 2 unidades a partir de extras, como escrever? 7? Ou 5+2? Ou 5 riscado acompanhado de um 7? Ou apenas 2E (extra)? Seria legal definir um padrão e incluir no manual com imagens de exemplo. Deixamos para preencher o estoque final após a distribuição de extras e acabamos esquecendo.  É muito importante ter um cuidado com o preenchimento das planilhas, pois estes produtos serão considerados na próxima compra. Sugestão:  Incluir orientações precisas no manual sobre o preenchimento da planilha, incluindo a coluna “estoque pós-mutirão”.  Destacar a importância de preencher todas as colunas.

8 – Sobre produtos do freezer, percebemos que escrever com caneta no saco muitas vezes fica difícil de ler. Escrevemos o nome do núcleo num pedaço de papelão e colamos no saco com fita.  É possível em vez de papelão e fita de mudança usar fita crepe da mesma forma, mas nesse caso é preciso comprar, pois não temos no espaço. Achamos também bom juntar produtos de cada núcleo em sacos maiores.  Talvez seja interessante que a dupla responsável escreva num papel, ao final, o número de sacolas para cada núcleo e deixe adesivado à tampa do freezer.

9 – Falta papel de rascunho para fazer anotações, poderia ter um pouco de folhas de reaproveitamento lá no espaço do mutirão.

10 – De forma geral, senti que tive que trabalhar do zero (mesmo com o manual), pois foi a minha primeira vez na organização. Quando a Sandra chegou foi bem mais fácil, pois eu podia perguntar a ela, por exemplo.  Talvez fosse interessante nas futuras organizações termos uma dupla organizadora a cada turno: uma pessoa com experiência anterior de organização e outra sem experiência para que possa aprender fazendo (tem muitas coisas que o manual não dá conta).

11 – Para o próximo mutirão (fevereiro): as fitas de mudança quase acabaram e a próxima organização terá que comprar.  No início do mutirão eu contei 8 abridores de grampo e ao final só encontramos 7.
Deixamos papel higiênico e álcool na nossa estante, mas é bom levar para garantir. Sugiro também levar um sabonete para uso no banheiro.